Les chapitres du livre qui renvoient ici le disent dans leur section « Adapter ce prompt à votre situation » : un prompt se modifie comme un texte ordinaire. Vous ajoutez une phrase à la section concernée, en nommant le fichier, le découpage ou le format que vous voulez obtenir.
Cette page rassemble les variantes détaillées, celles qui reviennent le plus souvent. Elles valent pour tout assistant, puisqu’elles ne touchent qu’au texte du prompt. Elles sont écrites pour être recopiées puis adaptées, non pour être lues d’un bout à l’autre : allez directement au chapitre qui vous intéresse.
Une précaution vaut pour toutes. Modifiez une seule chose à la fois, puis éprouvez le prompt dans une conversation neuve, avec des pièces que vous connaissez. Si le résultat ne convient pas, revenez à la boucle du chapitre 3, section 3.7 : exposez le problème dans une conversation de brouillon, puis faites reformuler le prompt au propre.
Le rapport consolidé
chapitre 7, section 7.6, prompt P4.
Pour comparer avec le mois précédent, joignez aussi les exports de ce
mois-là, nommés clairement, par exemple
ventes-septembre.csv, et ajoutez-les à la liste de la
section « Sources ». Le prompt compare déjà les deux mois quand vos
fichiers les contiennent, et il écarte toute ligne d’un autre mois en
vous disant combien.
Si votre directeur veut une vue par région ou par activité, précisez le découpage dans « Structure et ton » : « Dans la performance commerciale et les coûts, décompose chaque total par région : Nord, Sud, Est, Ouest, avec une phrase par région. » Augmentez alors le plafond de ces deux parties d’environ cent mots par région, faute de quoi le prompt coupera ailleurs pour tenir le compte.
Si vous ajoutez une quatrième source, un export des effectifs par exemple, ajoutez une ligne dans « Sources » et complétez la règle des contradictions : dites de quel fichier relève chaque indicateur qu’elle porte. Sans cette précision, deux fichiers qui donnent deux valeurs n’ont plus d’arbitre.
Vos exports changent parfois de forme d’un mois à l’autre : une colonne renommée, une autre ajoutée. Ajoutez alors : « Si une colonne attendue manque ou porte un autre nom que le mois dernier, liste-la et demande-moi comment la lire avant tout calcul. » Le prompt vérifie déjà les séparateurs et le format décimal, pas les noms de colonnes.
Si votre organisation a un modèle de rapport, joignez-le. Le prompt le prend pour modèle de titres et de vocabulaire, jamais pour source : il n’en reprend aucun chiffre, pas même celui du mois précédent.
Si votre charte interne interdit de joindre un des trois exports, comme celle de Gilles pour les documents du niveau le plus haut, ne le joignez pas. Écrivez dans le message les deux ou trois totaux dont le rapport a besoin, avec leur origine, et remplacez la ligne du fichier dans « Sources » par : « Les coûts par équipe sont donnés dans ce message ; ils comptent comme couts.csv. »
La fiche de compte client
chapitre 8, section 8.6, prompt P5.
Si votre revue réunit plusieurs interlocuteurs du client, ajoutez à la section 6 du prompt, « Interlocuteurs et rôles », cette consigne : « Pour chaque interlocuteur, indique les sujets qui le préoccupent d’après nos échanges et deux questions qu’il pourrait poser, avec le fichier d’où tu les tires. » Relevez le plafond de cette section d’une cinquantaine de mots par personne. Elle reste hors de la première page, que vous lisez debout.
Si vous préparez plusieurs comptes en fin de trimestre, ouvrez un projet ou une conversation par client, avec le même prompt. Ne mélangez jamais les pièces de deux clients dans la même conversation : une phrase d’un email de l’un finirait dans la fiche de l’autre, sans que rien ne le signale.
Si vous avez des informations publiques sur le client, son dernier rapport annuel ou un communiqué récent, joignez-les et ajoutez une ligne dans « Sources » : « rapport-annuel.pdf : publication du client, qui sert à situer ses priorités, jamais à contredire le contrat ni l’export de commandes. » La seconde moitié de la phrase compte autant que la première.
Si votre outil de gestion commerciale n’exporte pas l’historique des commandes, joignez à la place le relevé de vos factures et renommez la ligne dans « Sources ». Le prompt s’arrête quand l’export manque : c’est voulu, car c’est lui qui porte le chiffre d’affaires du bandeau.
Si vous ne pouvez joindre que des extraits du contrat, comme Yasmine dont l’accord avec son directeur interdit de joindre un contrat en entier, le prompt le prévoit déjà. Choisissez les conditions particulières et les annexes de service, qui portent les échéances et les engagements. Le prompt ne conclura jamais qu’une clause n’existe pas, seulement qu’il ne l’a pas trouvée dans vos extraits.
La proposition commerciale
chapitre 12, section 12.6, prompt P10.
Si votre domaine a son vocabulaire, dites dans la ligne « Ton attendu » du brief les termes à employer et ceux à éviter : « professionnel ; emploie plan de maîtrise sanitaire et bonnes pratiques d’hygiène ; évite le jargon réglementaire, le lecteur est une directrice de la restauration, pas un inspecteur. »
Si vous signez seul, comme Hervé, remplacez dans le contexte « au nom de mon organisation, à la première personne du pluriel » par « en mon nom, à la première personne du singulier ». Dans le brief, la ligne « Intervenants pressentis » ne porte alors que vous.
Si vous vendez au forfait, la ligne « Taux journaliers » l’accepte déjà : écrivez « forfait » et son montant. Laissez la ligne « Charge estimée » remplie quand même : le client qui compare trois propositions regarde le nombre de jours autant que le prix.
Si vous répondez à un appel d’offres, joignez les pages du cahier des charges qui décrivent le besoin et les critères, puis ajoutez : « La proposition répond explicitement à chaque critère du cahier des charges, cité avant sa réponse. » Le chapitre 13 traite ce cas en entier, en commençant par extraire les critères.
Si vous travaillez sans modèle maison ni charte graphique, ne joignez rien de ce côté-là. Le prompt ne devine pas l’identité de votre organisation : il vous pose quatre questions (couleur principale, police, logo, pied de page), puis produit la proposition avec vos réponses. Gardez ces réponses dans votre fichier d’instructions, vous ne les retaperez plus.
Si votre version de l’assistant plafonne les pièces jointes, joignez la demande du client et vos notes, puis collez le reste dans le message, chaque morceau précédé de son nom. Le prompt lit de la même façon ce qui est joint et ce qui est collé.
Si le client attend une proposition courte, divisez par deux chacun des six plafonds de « Structure et ton » et le total qui les suit. Le prompt coupera du contenu pour tenir la longueur, jamais la taille des caractères.
Le dossier d’accueil
chapitre 16, section 16.6, prompt P14.
Si votre organisation a une culture très formelle ou très informelle, dites-le dans « Particularités de mon organisation » : le ton du livret suivra. Un cabinet d’avocats et une jeune entreprise n’accueillent pas de la même façon. Les règles non écrites ont leur place au même endroit : les emails internes ne partent pas après dix-neuf heures, on se tutoie, le café du vendredi matin n’est pas une réunion mais tout le monde y va. Ce sont ces détails qui font un guide de survie plutôt qu’un document administratif.
Si la personne travaille à distance une partie de la semaine, ajoutez : « La personne sera en télétravail trois jours par semaine. Le planning de la première semaine prévoit les réunions à distance et les jours de présence obligatoire, avec le lieu de chacun. »
Si le poste demande une documentation technique, ajoutez une ligne à la troisième partie : « Pour chaque projet, indique les documents que la personne devra lire dans ses deux premières semaines, par ordre de priorité, tels que mes fichiers les nomment. » La fin de la phrase empêche l’invention d’un document qui n’existe pas.
Si vous recrutez régulièrement, déposez dans un projet ce qui ne change pas : l’organigramme, les descriptions de projets, les questions que posent les nouveaux arrivants. Gilles y a versé son carnet de questions, tapé une fois pour toutes. À chaque arrivée, il ne modifie que les « Informations sur la personne qui arrive ».
Si votre charte limite les données personnelles d’un salarié à son nom et à sa fonction, comme celle de Gilles, écrivez « non communiquée » sur la ligne « expérience ». Le prompt ne personnalise alors rien sur le parcours de la personne, et il ne vous la redemande pas.
Le tableau de bord de portefeuille
chapitre 18, section 18.6, prompt P16.
Ce prompt se relance chaque semaine sur la même structure, et toute variante doit en tenir compte. Modifiez-le une fois, au début d’un mois, puis gardez la version modifiée chaque semaine : deux notes construites différemment ne se comparent plus. Dites-le au destinataire le jour du changement.
Si votre directeur veut suivre le budget de chaque projet, ne l’ajoutez pas au tableau de la note : il porte déjà quatre colonnes, le plafond au-delà duquel le texte devient illisible sur papier. Ajoutez au fichier de détail une douzième colonne, « Budget consommé », en fin de liste pour que vos tris des semaines passées restent valables. Ajoutez aussi une phrase à la section 1 : « Nomme tout projet dont le compte-rendu signale un dépassement de budget. »
Si un de vos projets est mené par quelqu’un qui n’a pas accès à
l’assistant, comme le chef de projet indépendant d’Aurélie, demandez-lui
son compte-rendu par email et enregistrez-le sous le nom
cr-NomProjet-date avant de le joindre. Le prompt ne prend
pour compte-rendu que ce qui porte ce préfixe.
Si votre assistant plafonne les pièces jointes, collez les comptes-rendus dans le message, chacun précédé de son nom. Le prompt le prévoit déjà, et il compte les comptes-rendus collés comme les comptes-rendus joints.
Si vous travaillez dans un projet, retirez-en les comptes-rendus de la semaine précédente avant de relancer. Le prompt les écarte, mais il vous le dit à chaque fois : la liste des fichiers écartés finit par cacher le vrai écart, le projet qui n’a rien envoyé.
Si un statut vous manque, ne l’ajoutez pas en cours de route. Les cinq statuts du prompt sont fixés pour que deux semaines se comparent. Si l’un d’eux ne correspond pas à votre organisation, renommez-le une fois, dans la règle de fond qui les énumère, et gardez le nouveau nom ensuite.